KI sicher nutzen.
Und nicht auf KI hereinfallen.

KI sicher nutzen

1. Einen freigegebenen Zugang anbieten. Ein Firmenzugang mit Vertrag zur Auftragsbearbeitung ist die Voraussetzung, nicht der Luxus. Sonst arbeitet dein Team mit privaten Konten, und Kundendaten landen bei einem Anbieter, mit dem deine Firma keinen Vertrag hat.
2. Klar sagen, was hinein darf. Drei Stufen genügen: öffentlich, intern, vertraulich. Vertrauliches wie Kunden-, Personal- oder Vertragsdaten kommt nur in freigegebene Werkzeuge oder gar nicht.
3. Ein Mensch prüft, bevor etwas rausgeht. KI formuliert überzeugend, auch wenn etwas nicht stimmt. Wer ein Ergebnis weitergibt, hat Zahlen, Namen und Zusagen an der Quelle geprüft.
4. KI-Assistenten zahlen nie selbst. Wenn ein Agent Mails liest oder Rechnungen vorbereitet, gibt ein Mensch jede Zahlung und jede Datenweitergabe frei. Versteckte Anweisungen in einer Mail oder einem Dokument können eine KI sonst steuern.
5. Schulen statt verbieten. Wer weiss, was erlaubt ist und wie man Ergebnisse prüft, braucht keine Abkürzung mehr.

Betrug erkennen

1. Dringend und geheim heisst: anhalten. «Muss heute noch raus», «sprich mit niemandem darüber», «ich bin gerade nicht erreichbar». Genau diese Kombination ist das Muster. Hier wird nicht schneller gearbeitet, sondern zurückgerufen.
2. Zurückrufen, immer über eine bekannte Nummer. Bei jedem ungewöhnlichen Auftrag per Telefon, Video, Mail oder Messenger: Gespräch beenden und über die Nummer aus dem eigenen Verzeichnis zurückrufen. Nie über die angezeigte oder genannte Nummer.
3. Ein Videoanruf ist kein Beweis. Bild und Stimme lassen sich fälschen. Bei Zweifel gilt der Rückruf, auch mitten in der Konferenz. Das ist nicht unhöflich, das ist Vorschrift.
4. Ein Kontrollwort für Notfälle. Geschäftsleitung und Buchhaltung vereinbaren ein Wort oder eine Frage, die nirgends steht. Wer es nicht kennt, bekommt keine Zahlung.
5. Melden ohne Vorwurf. Wer unsicher ist oder schon reagiert hat, meldet es sofort. Wer Angst vor Ärger hat, schweigt, und dann verstreicht die Zeit, in der sich eine Zahlung noch stoppen lässt.

Zahlungen freigeben

1. Neuer Empfänger: Die erste Zahlung an einen neuen Empfänger braucht immer die Freigabe der mittleren Stufe, unabhängig vom Betrag.
2. Ausland und «eilt»: Zahlungen ins Ausland und als dringend bezeichnete Zahlungen brauchen immer die Freigabe der höchsten Stufe.
3. Bankverbindung ändern: Eine neue Bankverbindung eines Lieferanten wird nie auf Zuruf, per Mail oder Messenger übernommen. Erst Rückruf über die Nummer aus den eigenen Stammdaten. Eine Person ändert, eine zweite gibt die Änderung frei.
4. Keine Ausnahmen: Diese Regeln gelten für alle, auch für die Geschäftsführung. Wer dringend zahlen muss, ruft selbst an.
5. Regeln ändern: Freigaberegeln, Limiten und Berechtigungen im E-Banking und in der Buchhaltung ändern nur zwei Personen gemeinsam, und nie die Personen, die selbst Zahlungen auslösen.
6. Vier Augen: Wer eine Zahlung erfasst, gibt sie nie selbst frei.

Fragen für die Geschäftsleitung

1. Welchen KI-Zugang bieten wir unserem Team an, und gibt es dafür einen Vertrag?
2. Weiss jeder, welche Daten in welches Werkzeug dürfen?
3. Wer darf Zahlungen auslösen, und ab welchem Betrag braucht es eine zweite Freigabe?
4. Welche Namen, Funktionen und Sprachaufnahmen der Geschäftsleitung stehen öffentlich im Netz?
5. Wissen alle, wen sie bei einem Verdacht anrufen, und steht die Notfallnummer der Bank griffbereit?